ЗВІТ про роботу відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи Овруцької міської ради за 9 місяців роботи 2025 року

Упродовж січня-вересня 2025 року відділом документообігу та організаційно-кадрової роботи забезпечено належне функціонування діловодної, організаційної та кадрової складової діяльності міської ради та її виконавчих органів.

Участь у заходах громади

Працівники відділу систематично беруть участь у виїзних прийомах міського голови, здійснюють реєстрацію карток особистого прийому громадян, ведуть відповідний облік, узагальнення та аналіз звернень.

Документообіг та організаційна робота

Проведено поновлення номенклатури справ міської ради відповідно до чинного законодавства та сучасних вимог ведення діловодства.

Витяги з номенклатури передано до всіх структурних підрозділів та старостинських округів для подальшого використання в роботі.

Проведено внутрішню перевірку стану діловодства у виконавчих органах ради. За результатами підготовлено доповідну записку на ім’я міського голови.

Надано практичну допомогу відділу містобудування та архітектури, земельному відділу та відділу інвестицій у частині оновлення посадових обов’язків працівників. Посадові інструкції оновлено згідно з вимогами законодавства.

Кадрова робота листування та звернення громадян

За звітний період зареєстровано:

1101 – письмових

628 –усних;

585 – документи вищого рівня

52 – запити публічної інформації

24 – депутатських звернень.

Прийнято 203 розпоряджень міського голови з основної діяльності.

Видано 198 довідок.

Вхідної кореспонденції – 3079 листів;

Вихідної – 1889 листів.

Внутрішньої – 50 документи.

Кадрових – 532 (прийняття, звільнення, переведення, відрядження, відпустки).

Співпраця з державними структурами

Відділом підготовлено та передано на розгляд Народного депутата України Арсенія Пушкаренка 8 комплектів документів щодо нагородження працівників апарату та структурних підрозділів міської ради Почесними грамотами, подяками та грамотами Верховної Ради України та Народного депутата України.

Крім того, направлено 1 пакет документів до Департаменту соціального захисту населення Житомирської обласної військової адміністрації для подальшого розгляду питання нагородження працівника міської ради.

Підготовлено внутрішні розпорядження щодо різного роду нагородження, а також друк почесних грамот, подяк та  грамот міського голови.

Електронний документообіг та цифровізація процесів

Здійснено впровадження системи електронного документообігу, що дало змогу підвищити ефективність обробки вхідної та вихідної кореспонденції, зменшити навантаження на паперові носії, оптимізувати внутрішній обмін документами.

Взаємодія зі старостинськими округами іншими відділами та структурними підрозділами Овруцької міської ради

Протягом звітного періоду налагоджено регулярну комунікацію зі старостинськими округами іншими відділами та структурними підрозділами Овруцької міської ради з питань кадрового обліку та діловодства.

Інформаційна діяльність

Відділ забезпечує регулярне поновлення інформації на офіційних вебресурсах міської ради, оперативне інформування про події, зустрічі, рішення, досягнення та зміни в громаді.

Додатково

Відділ активно долучається до організації внутрішніх нарад, ведення протоколів, супровід кадрових змін у структурі міської ради, а також контроль за дотриманням трудової дисципліни в межах компетенції.

Начальниця відділу

документообігу та ОКР                Світлана Харченко