Звіт про виконану роботу працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи за 2023 рік

Станом на 31.12.2023 року працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи зареєстровано:

• 2077 заяв громадян, з них – 1385 письмових звернень та 692 картки особистого прийому громадян міським головою. Також надійшло 29 депутатських звернень та 55 запитів про доступ до публічної інформації.

Крім того, з 01.01.2022 року у міській раді функціонує телефонна „гаряча лінія”, на якій забезпечується щоденне чергування працівників відповідно до затвердженого міським головою графіка. Протягом 2023 року на телефон «Гарячої лінії» звернулося 104 мешканці міської територіальної громади, дані звернення задоволені у повному обсязі. Телефонних дзвінків на «Гарячу лінію» поступає значно більше, однак черговими працівниками картки не оформляються на такі питання, відповіді на які надаються людям одразу. Зазвичай люди запитують телефонні номери реєстратури поліклініки, колцентру Овруцького ЦПМСД, комунальних підприємств, автостанції, інших установ та служб.

• Із усієї кількості звернень 81% звернень задоволено, 1,4% відмовлено у задоволенні, 14,4% надано роз’яснення, 3,2% звернень надіслано для розгляду за належністю.

За  характером основних питань, з якими зверталися громадяни: 26% - питання соціального захисту, 18% - земельні питання, 14% - житлової політики, 19% - комунального господарства, 4% - з питань будівництва тощо.

Також протягом 2023 року до 16-ти старостинських округів Овруцької міської ради надійшло 1506 звернень громадян. Мешканці старостинських округів зверталися до старост з питань благоустрою вулиць, кладовищ, інших місць громадського користування, надання комунальних послуг, транспортного сполучення, видалення аварійних дерев та самосійних кущів, оформлення документів на пільги та субсидії, співпраці з громадськими організаціями, придбання дров, надання гуманітарної допомоги тощо. Старостами належним чином організовувалась робота зі зверненнями громадян та оперативно вирішувались проблемні питання мешканців старостинських округів.

Протягом звітного періоду працівниками відділу також зареєстровано:

•  вхідної документації – 4401 документ,
• вихідної документації – 3282 документи,
• Розпорядчих документів органів виконавчої влади вищого рівня – 657,
• Внутрішніх документів – 68.

Зареєстровані документи та звернення відскановуються та згідно з резолюціями міського голови направляються виконавцям на електронні поштові скриньки.

Працівниками відділу постійно здійснювався контроль за термінами виконання вхідних документів і звернень громадян, виконанням рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови. Щотижня готувались відповідні персональні нагадування виконавцям про недопущення порушень термінів розгляду документів і звернень, надання відповідей та необхідної інформації.

Відповідно до рішення виконавчого комітету "Про запровадження трудової повинності та організацію суспільно корисних робіт під час дії воєнного стану" протягом звітного періоду, станом на 15 листопада, спільно із Коростенською філією Житомирського ОЦЗ 8 (вісім) разів організовувались суспільно корисні роботи на території Овруцької територіальної громади, для цього із Коростенською філією ОЦЗ укладались відповідні договори, готувались розпорядження міського голови про створення тимчасових робочих місць, про прийняття та звільнення громадян, та табелі обліку робочого часу. В суспільно корисних роботах у цьому році взяли участь 246 зареєстрованих безробітних осіб, з якими підписувались строкові трудові договори на участь у цих роботах, про що внесені відповідні записи до їх трудових книжок.

Загалом безробітними особами у 2023 році відпрацьовано 1268 людинодень.

Протягом 2023 року прийнято 959 розпоряджень Овруцького міського голови:

338 – з основної діяльності,

621 – з питань управління персоналом.

Працівниками відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи підготовлено 621 розпорядження Овруцького міського голови, а саме:

274 - з кадрових питань,

137 – про відрядження,

187 - про відпустки,

23- з адміністративно-господарських питань.

  Підготовлено відповідну документацію та проведено два конкурси на заміщення вакантних посад – головного спеціаліста відділу архітектури і містобудування та головного спеціаліста відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи.

На виконання постанов та вироків Овруцького районного суду та згідно з направленнями Овруцького РВ ДУ «Центр пробації» були підготовані розпорядження про зарахування засуджених громадян на відбуття безоплатних громадських робіт.

До відділу пробації надсилалися для погодження:

-  графіки виходу на роботу, для засуджених правопорушників,

- переліки видів робіт, які  мають виконувати засуджені,

- табелі обліку робочого часу засуджених, які відбули покарання,  та графіки їх роботи на наступні місяці.

Щомісяця готувались табелі обліку робочого часу працівників виконкому міської ради, цивільноправові угоди та акти виконаних робіт, також заповнювались протоколи комісії з питань тимчасової непрацездатності - всього 38 протоколів.

 Згідно з розпорядженнями начальника 1-го відділу РТЦК та СП про оповіщення  військовозобов’язаних, повідомлялися старости про виконання даних розпоряджень. Працівниками виконкому міської ради – членами робочої групи з оповіщення також проводилась робота з вручення повісток військовозобов'язаним за місцем проживання по м. Овруч.

Підготовано та надано до 1-го відділу РТЦК та СП списки працівників виконкому Овруцької міської ради (чоловіків і жінок віком від 18 до 60 років) із зазначенням військово-облікових даних.

При прийнятті працівників на роботу та звільненні із займаних посад до 1-го відділу РТЦК та СП у встановлений термін подавались повідомлення «Про зміну облікових даних», відповідно до постанови КМУ від 30.12.2022 року №1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів».

Готувались розпорядження міського голови та додаткові угоди про продовження терміну дії контрактів з директорами комунальних підприємств "Водоканал", "Овруч", "Відродження", "Гарне місто", Трудового архіву та ЦНСП. Підготовлено до підпису контракт з директором Овруцької публічної бібліотеки.

 Спільно із заступником міського голови Рибинською Н.М. опрацьовувались додаткові угоди до контрактів директорів КП "Водоканал", "Овруч", "Відродження", "Гарне місто", стосовно умов оплати праці  відповідно до чинної Постанови Кабміну від 19 травня 1999 р. № 859 (зі змінами).

На ДП «Національні інформаційні системи» готувалися листи про актуальну  інформацію щодо припинення повноважень та затвердження на посади старост Хлуплянського, Ігнатпільського та Кирданівського старостинських округів.

  До ДП «НАІС» також надіслано завірені належним чином копії рішень міської ради із вищезазначених питань та підтверджувальні документи (завірені копії розпоряджень міського голови) щодо тимчасових повноважень старост на право тимчасово вчиняти нотаріальні дії на території інших старостинських округів Овруцької міської ради (на період відпусток або тимчасової непрацездатності).

Головним спеціалістом відділу постійно надається допомога усім старостам у надсиланні через систему електронної взаємодії ОВР відповідної інформації на ДП "НАІС" щодо вчинення нотаріальних дій.

Також згідно з розпорядженнями Овруцького міського голови працівники відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи за вищевказаний період тричі приймали участь в організації та проведенні громадських обговорень кандидатур на посади старост Хлуплянського, Ігнатпільського та Кирданівського старостинських округів, готувались відповідні розпорядження, оголошення для публікації в газеті та для оприлюднення в старостинських округах, проводили збір підписів на округах, підготовані протоколи громадських слухань, проєкт рішень про затвердження на посади старост на розгляд комісії та сесії.

Протягом звітного періоду на розгляд виконавчого комітету підготовлено 11 проєктів рішень, на розгляд комісії та сесії міської ради - 14 проєктів рішень.

Також постійно формуються особові справи на новопризначених працівників, опрацьовуються особові справи та трудові книжки посадових осіб і службовців виконкому міської ради та старостинських округів, з метою оновлення даних у календарному плані, вносяться необхідні записи до книги обліку і руху трудових книжок, та книги обліку відпусток. Заповнено трудові книжки працівників в робочому порядку при звільненні і прийнятті на роботу.

Протягом першого півріччя здійснювалась організаційна підготовка до проведення засідань виконавчого комітету міської ради - підготовка та публікація розпоряджень міського голови про скликання засідань, формування порядку денного та переліку проєктів рішень, розсилання проєктів рішень членам виконкому, розміщення рішень на сайті, написання протколів засідань виконкому та розсилання рішень виконавцям.

Щопонеділка готувались доручення Овруцького міського голови за підсумками апаратних нарад та щоп'ятниці узагальнювалась інформація про виконання цих доручень.

Працівниками відділу щодня готувалися резолюції міського голови на документи і звернення, що надійшли до міської ради, надавались відповіді на вхідну кореспонденцію та звернення громадян.

Також виконувалися інші поточні робочі завдання та доручення міського голови, заступників міського голови та керуючого справами.

Начальник відділу                                                              Марина САВЧЕНКО