ЗВІТ про виконану роботу працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи станом за перше півріччя 2024 року
ЗВІТ
про виконану роботу працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи станом за перше півріччя 2024 року
Станом на 01.07.2024 року працівниками вдділу документообігу та організаційно - кадрової роботи (у кількості трьох посадових осіб місцевого самоврядування) зареєстровано:
1094 (1017 за І півріччя минулого року) заяв громадян, з них – 568 (672 за І півріччя минулого року) письмових звернення та 526 (345 за І півріччя минулого року) усних звернень громадян, на які оформлені картки особистого прийому, з них 200 громадян звернулися до міського голови на особистому прийомі, 259 – під час виїзних прийомів, а також протягом І півріччя 2024 року 67 мешканців міської територіальної громади звернулися на телефон «Гарячої лінії». Телефонна „Гаряча лінія” функціонує у міській раді з 01.01.2022 року, на якій забезпечується щоденне чергування працівників міської ради відповідно до затвердженого міським головою графіка.
Також надійшло 9 депутатських звернень (16 за аналогічний період 2023 року).
Із усієї кількості звернень 79% звернень задоволено, 1,2% відмовлено у задоволенні, 14,5% надано роз’яснення, 5,3% звернень надіслано для розгляду за належністю.
За характером основних питань, з якими зверталися громадяни: 25% - питання соціального захисту, 17% - земельні питання, 11% - житлової політики, 20% - комунального господарства, 7% - з питань будівництва, тощо.
Протягом звітного періоду працівниками відділу також зареєстровано:
-вхідної документації – 2250 (2137 за І півріччя 2023 року),
-вихідної документації – 1386 (1784 за І півріччя минулого року),
-запитів на публічну інформацію – 42 (24 у минулому році),
-розпорядчих документів органів виконавчої влади вищого рівня – 298 (359 у минулому році),
-доручень міського голови – 28 (25 у минулому році),
Внутрішніх документів – 25 (16 у минулому році).
Згідно резолюцій міського голови усі вхідні документи та звернення громадян відскановвувались та своєчасно були направлені до виконавців.
Об’єм та навантаженість між відділами та працівниками Овруцької міської ради по зверненнях громадян за період з 01.01.2024 – 30.06.2024року становила:
надійшло документів до виконання
Земельний відділ - 293 звернення
Відділ бухгалтерського обліку - 171 звернення
Відділ СЗН - 103 звернення та 56 докум. вищого рівня
Служба у справах дітей - 7 звернень та 8 докум. вищого рівня
Відділ цивільного захисту - 64 звернення та 74 док-ти вищого рівня
Відділ архітектури - 29 звернень
Об’єм та навантаженість між відділами та працівниками Овруцької міської ради по вхідній документації за період з 01.01.2024 – 30.06.2024 року становить:
надійшло документів
Земельний відділ - 236
Відділ бухгалтерського обліку - 256
Відділ СЗН - 264
Служба у справах дітей - 62
Відділ цивільного захисту - 325
Відділ архітектури - 89
Гуманітарний відділ - 172
Фінанси - 114
Відділ культури - 82
Економіка - 151
Відділ ЖКГБ - 165
ЦНСП - 197
ЦНАП - 137
Юрківська О.В. – 50 документів та 271 судових рішень
У відповідності до рішення виконавчого комітету "Про запровадження трудової повинності та організацію суспільно корисних робіт під час дії воєнного стану" протягом звітного періоду, станом на 01 липня 2024 року, спільно із Коростенською філією Житомирського ОЦЗ 5 (п'ять) разів організовувались суспільно корисні роботи на території Овруцької териоріальної громади, для цього із Коростенською філією ОЦЗ укладались відповідні договори, готувались розпорядження міського голови про створення тимчасових робочих місць, про прийняття та звільнення громадян, та табелі обліку робочого часу. В суспільно корисних роботах у цьому році прийняли участь 84 зареєстровані безробітні особи, з якими підписувались строкові трудові договори на участь у цих роботах, про що внесені відповідні записи до їх трудових книжок.
Загалом безробітними особами за перше півріччя 2024 року відпрацьовано 1268 людино-днів.
За звітний період начальником відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи підготовлені наступні розпорядження Овруцького міського голови:
136 (132 у 2023 році) - з кадрових питань,
89 (89 у 2023 році) – про відпустки,
84 (58 у 2023 році) - про відрядження,
6 (12 у 2023 році) - з адміністративно-господарської діяльності,
Всього - 325 розпоряджень Овруцького міського голови.
Підготовлено відповідну документацію та проведено три конкурси:
- на заміщення вакантних посад головного спеціаліста сектору проектного менеджменту відділу економічного розвитку та залучення інвестицій виконавчого комітету Овруцької міської ради,
- на заміщення вакантної посади головного спеціаліста відділу цивільного захисту, оборонної роботи, взаємодії з правоохоронними органами та комунікацій з громадськістю виконавчого комітету Овруцької міської ради;
- на заміщення вакантної посади провідного спеціаліста – бухгалтера відділу бухгалтерського обліку, консолідованої звітності та комунальної власності виконавчого комітету Овруцької міської ради.
На виконання постанов та вироків Овруцького районного суду та згідно направлень Овруцького РВ ДУ «Центр пробації» були підготовані розпорядження про зарахування засуджених громадян на відбуття безоплатних громадських робіт.
До відділу пробації надсилались для погодження:
- графіки виходу на роботу, для засуджених правопорушників,
- переліки видів робіт, які мають виконувати засуджені,
- табелі обліку робочого часу засуджених, які відбули покарання, та графіки їх роботи на наступні місяці.
Щомісяця готувались табелі обліку робочого часу працівників виконкому міської ради, цивільно-правові угоди та акти виконаних робіт, також заповнювались протоколи засідання комісії з питань тимчасової непрацездатності.
Згідно вимог чинного законодавства до 1-го відділу РТЦК та СП своєчасно подавались повідомлення про зміну військово-облікових даних військовозобов’язаних (при прийнятті на роботу та звільненні, тощо), надано списки працівників виконкому Овруцької міської ради (чоловіків і жінок віком від 18 до 60 років) із зазначенням військово-облікових даних, звіти про чисельність військовозобов'язаних.
Готувались розпорядження міського голови та додаткові угоди про продовження терміну дії контрактів з директорами комунальних підприємств "Водоканал", "Овруч", "Відродження", "Гарне місто", Трудового архіву та ЦНСП.
На ДП «Національні інформаційні системи» готувалися листи про актуальну інформацію щодо припинення повноважень старост Великочернігівського та Шоломківського старостинських округів.
До ДП «НАІС» також надіслано завірені належним чином копії рішень міської ради із вищезазначених питань та підтверджувальні документи (завірені копії розпоряджень міського голови) щодо тимчасових повноважень старост на право тимчасово вчиняти нотаріальні дії на території інших старостинських округів Овруцької міської ради (на період відпусток або тимчасової непрацездатності).
Головним спеціалістом Кондрашовою Г.С. постійно надається допомога усім старостам у надсиланні через систему електронної взаємодії ОВР відповідної інформації на ДП "НАІС" щодо вчинення нотаріальних дій.
Також згідно розпоряджень Овруцького міського голови працівники відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи за вищевказаний період приймали участь в організації та проведенні громадських обговорень кандидатури на посаду старости Великочернігівського старостинського округу, готувались відповідні розпорядження, оголошення в газету та на округ, проводили збір підписів на окрузі. Підготовлено та оприлюднено протокол громадських слухань, проект рішення на розгляд комісії та сесії.
Протягом звітного періоду на розгляд виконкому підготовлено 6 проектів рішень, а саме:
1. Про стан роботи по розгляду звернень громадян в Овруцькій міській раді за 2023 рік.
2. Про визначення на 2024 рік підприємств та видів громадських робіт для засуджених і притягнутих до адміністративної відповідальності осіб.
3. Про затвердження переліку підприємств, установ, об’єктів та видів оплачуваних суспільно-корисних робіт на 2024 рік для осіб, на яких судом накладено стягнення у вигляді суспільно-корисних робіт.
4. Про організацію та види оплачуваних громадських робіт на території Овруцької міської ради на 2024 рік.
5. Про внесення доповнень до рішення виконавчого комітету Овруцької міської ради № 1276 від 23.01.2024 року «Про визначення на 2024 рік підприємств та видів громадських робіт для засуджених і притягнутих до адміністративної відповідальності осіб».
6. Про запровадження щоквартального звітування структурних підрозділів міської ради.
За звітний період також на розгляд комісії та сесії міської ради підготовлено 8 проектів рішень (про внесення змін до рішення міської ради «Про затвердження структури та штатної чисельності виконавчого комітету та структурних підрозділів Овруцької міської ради, про дострокове припинення повноважень заступника міського голови, старост Великочернігівського та Шоломківського старостинських округів).
Також постійно формувались особові справи на новопризначених працівників, опрацьовувалися особові справи та трудові книжки посадових осіб і службовців виконкому міської ради та старостинських округів. З метою оновлення даних, вносяться необхідні записи до трудових книжок, та реєстру обліку відпусток. Заповнено трудові книжки працівників в робочому порядку при звільненні і прийнятті на роботу.
Протягом першого півріччя також здійснювався контроль за термінами виконання вхідних документів і звернень громадян, виконанням рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
Щотижня готуються відповідні нагадування виконавцям про терміни надання відповідей та необхідної інформації.
Щотижня готувались доручення Овруцького міського голови за підсумками апаратних нарад та узагальнювалась інформація про виконання доручень.
Працівниками відділу потійно готуються резолюції до підпису міського голови, надаються відповіді на вхідну кореспонденцію та звернення громадян.
Також виконувались інші поточні робочі завдання та доручення міського голови.
Начальник відділу Марина САВЧЕНКО
