ЗВІТ про виконану роботу працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи станом за ІІІ квартал 2024 року
ЗВІТ про виконану роботу працівниками відділу документообігу та організаційно - кадрової роботи станом за ІІІ квартал 2024 року
У своїй роботі відділ документообігу та організаційно – кадрової роботи керується Конституцією України, нормативно-правовими актами Президента України та Кабінету Міністрів України, ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні» та ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та організовує роботу відділу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету Овруцької міської ради.
Станом на 01.10.2024 року в апараті міської ради працює 92 особи, з них: 67 посадових осіб місцевого самоврядування, 1 службовець, 1 водій та 23 робітники, що зайняті обслуговуванням органу місцевого самоврядування.
Упродовж ІІІ кварталу 2024 року працівниками відділу упорядковувалися особові справи працівників міської ради у відповідності до Порядку ведення особових справ посадових осіб місцевого самоврядування. За цей час призначено: Огородова Д. В. на посаду заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та Артеменка С. П. на посаду старости Шоломківського с/о; згідно розпорядження міського голови, Харченко С. М. переведено з посади секретаря керівника на посаду начальника відділу документообігу та організаційно – кадрової роботи; на посаду прибиральника Великохайчанського со прийнято Фоміна В.І, а також рішенням сесії (за згодою сторін) звільнено з посади першого заступника міського голови Гришковця В. М..
Протягом звітного періоду продовжено термін дії контрактів з директором КНП «Овруцький центр первинної медико-санітарної допомоги» Шевчуком О. І. (терміном на п’ять років) та директором КП «Гарне місто» Грищенком П. А. (терміном на один рік) та підготовлено розпорядження міського голови й додаткові угоди про продовження терміну дії контрактів з директорами зазначених підприємств.
За звітний період поновлено Номенклатуру справ Овруцької міської ради та її виконавчих органів, Положення відділу документообігу та ОКР й відділу цивільного захисту, оборонної роботи, взаємодії з правоохоронними органами та комунікацій з громадськістю та посадові інструкції працівників. Ведеться робота щодо архівування документів.
У звітному періоді працівники відділу брали участь у онлайн вебінарах та семінарах.
У ІІІ кварталі 2024 році 3 студентів було прийнято на практику у виконавчий комітет Овруцької сільської ради.
За звітний період 2024 року працівниками відділу зареєстровано та внесено в програму: вхідної кореспонденції – 3302, вихідної – 2030, внутрішньої документації – 42, поставлено на контроль рішень: виконкому – 42, сесії -145.
Опрацьовано 912 письмових та 680 усних звернень від жителів громади, 445 листів вищого рівня, 14 – депутатських звернень, 65 – запитів про доступ до публічної інформації.
Підготовлено та зареєстровано 216 розпоряджень міського голови з основної діяльності; з кадрових питань – 191, розпоряджень про відпустки – 168, відрядження – 135 та 266 – довідок.
Через програму СЕД направлено 231 документ.
Щоденно роздруковуються документи, що надходять на електронну пошту відділу, які після резолюції міського голови, скануються та направляються до виконання.
Щотижнево направляються нагадування на Вайбер працівникам міської ради щодо закриття документів, термін яких закінчується.
На вебсайті міської ради регулярно та вчасно публікувалася інформація, яка потребувала оприлюднення.
Постійно ведеться контроль документів, де встановлено терміни виконання вищими установами. За підсумками аналітичних інформацій, які надходили протягом звітного періоду з Житомирської ОВА та Коростенської РВА зауважень щодо строків виконання контрольних документів до Овруцької міської ради не було.
Функціонує телефонна „Гаряча лінія», на якій забезпечується щоденне чергування працівників міської ради відповідно до затвердженого міським головою графіка.
На виконання постанов та вироків Овруцького районного суду та згідно направлень Овруцького РВ ДУ «Центр пробації» були підготовані розпорядження про зарахування засуджених громадян на відбуття безоплатних громадських робіт. До відділу пробації надсилались для погодження:
- графіки виходу на роботу, для засуджених правопорушників,
- переліки видів робіт, які мають виконувати засуджені,
- табелі обліку робочого часу засуджених, які відбули покарання, та графіки їх роботи на наступні місяці.
Щомісяця готувались табелі обліку робочого часу працівників виконкому міської ради, цивільно-правові угоди та акти виконаних робіт.
Згідно вимог чинного законодавства до 1-го відділу РТЦК та СП подавались повідомлення про зміну військово-облікових даних військовозобов’язаних (при прийнятті на роботу та звільненні).
Також згідно розпоряджень Овруцького міського голови працівники відділу документообігу та організаційно-кадрової роботи за вищевказаний період приймали участь в організації та проведенні громадських обговорень кандидатури на посаду старости Шоломківського старостинського округу, готувались відповідні розпорядження, оголошення в газету та на округ, проводили збір підписів на окрузі. Підготовлено та оприлюднено протокол громадських слухань, проект рішення на розгляд комісії та сесії.
Також постійно формувались особові справи на новопризначених працівників, опрацьовувалися особові справи та трудові книжки посадових осіб і службовців виконкому міської ради та старостинських округів. З метою оновлення даних, вносяться необхідні записи до трудових книжок, та реєстру обліку відпусток. Заповнено трудові книжки працівників в робочому порядку при звільненні і прийнятті на роботу.
Начальник відділу документообігу
та організаційно-кадрової роботи Світлана Харченко
